昆明档案扫描如何应对工作中的问题

时间：2021-12-27作者：汉大科技云南有限公司浏览：353

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做好扫描工作的**层设计

扫描工作的**层设计即扫描工作与有关工作之间的统筹规划，主要分为三个方面的内容。

❶ 明确档案数字化工作是立档单位自主加工还是业务外包，便于单位做好自身工作任务的安排。

❷ 统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系，合理制定工作计划。

❸ 规划好要扫描档案之间的先后顺序，明确扫描范围。一般参考四个原则：

年代就近**原则
以当年接收档案为**进行扫描。
档案价值原则
根据档案文件的保存价值，依据档案内容提出价值度量标准，如保管期限在*、30年以上的档案文件(共性和个性问题除外)全部扫描；保管期限在15年以下的档案文件根据近几年利用情况统计分析，专题性、阶段性地进行扫描。


公开档案文件**原则
以当年接档案文件保密期限标识为公开的档案文件**，便于网上查阅档案，减少提供利用中的中间环节。收档案为**进行扫描。
系统原则
保证一个机关或一个单位档案数字化范围的一致性、系统性。 


服务利用原则
在确定档案数字化范围时，既要从文档中心职能上考虑，也要考虑如何发挥文档管理系统网络查询的优势，在保证档案安全的情况下扩大扫描范围。
总体上，档案数字化扫描工作要采取逐步推进、有的放矢、部分**的原则，在有限的资金和时间投入下，**扫描损毁度高、利用频率高、保存价值较高的档案，对于那些不太重要的档案可以延后扫描，有效地节省时间、人力和财力投入，提高扫描的效率，加快数字化进程。

❹ 完善档案数字化相关工作的管理制度，并在纸质档案数字化工作过程严格执行，确保档案的安全和工作的**衔接。纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等，要做好这项工作，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等。

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加强基础设施建设，降低扫描成本

先进齐全的软硬件基础设施能够在很大程度上降低扫描成本，提升扫描工作的效率：

❶ 硬件方面，应配备计算机、扫描仪等成套设备，使之适应系统中大量数据的快速处理，文字图片的扫描及声像资料的录入、网络系统的建设等，由于档案扫描工作对设备的功能性要求根据档案性质不同而有所区别，所以应该根据工作的实际需求，合理配置，提升设备的性价比。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、**置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择。

❷ 软件方面，如操作系统、档案管理软件、扫描程序等，应在考虑到软件功用性的基础上，兼顾软件的可操作性和简便性，努力在软件的可操作性、方便性与功用性之间寻找平衡点。

❸ 设备的配置要考虑到发展的因素，确保现阶段的配置能够满足在今后一定时期内的可用性，避免设备因不能满足发展的需求而过早的更新换代。

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明确扫描标准

科学、规范、可行的工作标准能够**数字化扫描工作的顺利有序开展，使扫描人员具体操作时有据可依：

❶ 明确设置扫描参数

在扫描前要依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求，针对不同类型档案的扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，使得不同纸质档案经扫描后图像的清晰度与存储大小达到较佳平衡点，既有利于节省计算机存储空间，又能够清晰完整地保存图像，方便档案信息资源的传输、存储、共享和利用。

❷ 加强扫描过程中档案的保护

扫描过程中，翻动纸张时，不要用力过度，注意保护脆弱纸张；仪器盖压制档案时要轻放轻拿，不要因为用力过猛损害原件；如纸张过大，而扫描仪比较小的情况下，需采用分块扫描，过大的纸张不宜折叠，应保护档案原件。

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提高扫描人员专业水平

造成档案文件漏扫、多扫、重扫的主要原因包括以下两方面：一是档案整理工作不规范；二是扫描过程中扫描人员人为失误。因此，除了重视扫描之前做好档案整理工作，还应该加强对扫描人员关于操作流程与标准的培训与传达力度，提高其专业水平和责任心，确保他们熟练掌握操作流程、熟知有关标准要求，从主观上彻底消除扫描中因失误而造成的漏扫、多扫和重扫的问题。

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做好扫描后期管理

将扫描后的图像内容与档案原件进行校对，这是一项不可缺少的工作。校对工作要根据加工进度按阶段进行，绝不能在较后阶段集中突击校验。首先，核对案卷原件与数字化后的档案内容，保证图像质量。 主要包括扫描文件清晰度的检查及扫描图像是否有歪斜现象，进行纠错及纠偏处理。其次，对合成的图像逐项核对，确保内容完整一致。


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