1、报关资料准备，进出口货物收、发货人、运输负责人、物品所有人或其代理人按照海关的规定，办理货物、物品、运输工具进、出境及相关海关事务等。
2、签订进出口合同，确定由国内出口货物到国外。（进出口商品准备好相应需要的出口监管文件，如出口许可证、商检、配额证、机电证等）
3、报关单申报，当货物在安排拖车运输前（或者运输同时），出口企业需要提供出口报关所必需的报关资料（清单、外汇核销单、出口合同、发票、装箱单、报关委托书、船公司装货单以及根据货物所受国家海关监管出口需要的证书，如许可证等），也有些没有进出口权利的出口商可以通过贸易公司代理出口，由他们提供上述文件及办理后续结汇收款及退税的手续。
提交报关单有两种方式，一是通过4PNT四方网络的关务管理系统按照海关要求提前申报。该系统支持在线录单，智能审单后发送单一窗口申报，并且在系统后台可查询报关状态是否放行；二是单一窗口手动录单，核对草单，合同，数据无误上传申报。
4、海关审核通过后，报关行将放行条交给码头进行电脑确认海关是否放行，确认后加盖码头确认章，再由报关行将放行条交给船代公司，船代公司根据放行条装船出口。
5、联系货运公司，通常出口商会通过货代（或者直接与船公司联系）作一站式服务（从产地一直到船边的所有运输过程），他们会根据报关单信息（如货物目的国家、货物重量、体积等），负责安排拖车、订舱、报关、装船的手续。